Doppelte Ordner im DMS zusammenführen

Um doppelte Ordner im HS Dokumentenmanagementsystem (DMS) zusammenzuführen, folgen Sie bitte den folgenden Schritten für Ihre Anwendung. Lesen Sie diese bitte zunächst vom ersten bis zum letzten Schritt durch, bevor Sie beginnen.

Tipp: Falls Sie viele Ordner oder Dokumente übertragen müssen und eine Pro-Lizenz besitzen, empfehlen wir Ihnen das Programm HS Dokumentenmanager Pro zu verwenden, da in diesem mehr als ein Ordner bzw. Dokument ausgewählt werden kann.

In den HS Leitanwendungen (HS Auftragsbearbeitung, HS Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung)

1. Wechseln Sie ins Arbeitsgebiet Dokumente
   a) In HS Auftragsbearbeitung und HS Finanzbuchhaltung Abfragen/Dokumente.
   b) In HS Lohnabrechnung Auswertungen/Dokumente
2. Navigieren Sie zu den betreffenden Ordnern.
3. Schneiden Sie einen Unterordner des alten Ordners aus (STRG+X).
4. Fügen Sie diesen in den neuen Ordner ein (STRG+V oder Kontextmenü).
   Hinweis: Wenn dieser Unterordner im neuen Ordner bereits existiert, wird er nicht mit dem bestehenden Unterordner migriert, sondern parallel eingefügt. In dem Fall müssen Sie die Dokumente einzeln in den richtigen Unterordner übertragen. Beachten Sie unseren Tipp am Anfang des Beitrags. 
5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jeden Unterordner einzeln.
6. Löschen Sie den alten Ordner nach der Übertragung aller Unterordner.

In HS Dokumentenmanager Pro 

1. Öffnen Sie HS Dokumentenmanager Pro und wechseln in den gewünschten Dokumentenbereich.
2. Navigieren Sie zu den betreffenden Ordnern.
3. Schneiden Sie einen oder mehrere Unterordner des alten Ordners aus (STRG+X oder Kontextmenü).
4. Fügen Sie diese/n in den neuen Ordner ein (STRG+V oder Kontextmenü).
   Hinweis: Wenn dieser Unterordner im neuen Ordner bereits existiert, wird er nicht mit dem bestehenden Unterordner migriert, sondern parallel eingefügt. In dem Fall müssen Sie die Dokumente in den richtigen Unterordner übertragen. Sie können dafür alle auf einmal auswählen. 
5. Wiederholen Sie ggf. die Schritte 3 und 4, bis alle Unterordner in den neuen Ordner übertragen sind.
6. Löschen Sie den alten Ordner nach der Übertragung aller Unterordner.

Vermeidung doppelter Ordner

In den HS Leitanwendungen können doppelte Ordner z.B. durch Änderung von Stammdaten entstehen, wenn die angepassten Stammdateninformationen in den betroffenen Ordnernamen verwendet werden.

Beispiele:

In HS Auftragsbearbeitung

• Kunde-/Lieferantenbezeichnung
• Artikelnummer

In HS Finanzbuchhaltung 

• Kontobezeichnung für Kunden, Lieferanten und Sachkonten

HS Lohnabrechnung 

• Vorname und Familienname

Um in Zukunft doppelte Ordner zu vermeiden, empfiehlt es sich, Ordner im DMS sofort nach einer Namensänderung umzubenennen:

1. Navigieren Sie zum entsprechenden Ordner.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
3. Wählen Sie in den HS Leitanwendungen Beschreibung bearbeiten, oder im HS Dokumentenmanager Pro Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
4. Passen Sie den Ordnernamen im entsprechenden Feld an.

Diese Vorgehensweise sollte vor der Archivierung des ersten Dokuments bzw. vor dem ersten Zugriff auf die Dokumente in der HS Leitanwendung erfolgen, um die Entstehung doppelter Ordner zu verhindern.