DATEV-Dateischnittstelle einrichten am Beispiel der Übergabe von Einzelbuchungen

Damit die Übergabe an die DATEV reibungslos funktioniert, sind einige Vorbereitungen notwendig, z.B. entscheiden Sie, welche Daten Sie übergeben wollen und stimmen gemeinsam mit Ihrem Steuerberater die Einstellungen in der Anwendung mit denen der DATEV ab.

Lesen Sie hier eine Erläuterung der Einstellungen für die DATEV-Dateischnittstelle am Beispiel der Übergabe von Einzelbuchungen.

Einstellungen

Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen. Die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter Erweiterungsmodule / DATEV Datei-Schnittstelle.

Zunächst geben Sie - in Absprache mit Ihrem Berater - an, in welchem Dateiformat die Buchungen exportiert werden sollen: im neuen DATEV-Format (DTVF) oder wie bisher im alten DATEV-Format (Postversand).

Anschließend geben Sie die allgemeinen DATEV-Angaben (z.B. Mandanten- und Beraternummer) ein. Diese werden für die korrekte Mandantenzuordnung bei der DATEV benötigt. Außerdem geben Sie das Exportverzeichnis an, in dem die Übergabedateien abgelegt werden sollen (z.B. C:\HS_Daten\DATEV).

Danach entscheiden Sie, was Sie übergeben möchten.

Einzelbuchungen

Die Buchungen werden monatlich in der Reihenfolge übertragen, in der sie erfasst wurden: Erfassungsart, Belegordner, Erfassungsgruppe, Belegdatum. Die Übergabe erfolgt brutto mit Angabe des DATEV Steuerschlüssels, es sei denn, es handelt sich um Buchungen auf Konten mit automatischer Steuerberechnung (DATEV Automatikkonten).

Für folgenden Sonderfall wird ein Gegenkonto Splittbuchungen benötigt: Splittbuchung (Belegaufteilung) ohne eindeutige Zuordnung Soll- an Habenkonto. Das hier zu hinterlegende Konto muss in DATEV die gleichen Einstellungen haben wie das Konto "Durchlaufende Posten" und muss nach dem Import in DATEV auf 0,00 stehen. In HS Finanzbuchhaltung muss das Konto nicht angelegt werden, da nur DATEV dieses "Interimskonto" benötigt.

Stimmen Sie auch die weiteren Einstellungen mit Ihrem Steuerberater ab:

• Sollen Buchungen aus der Eröffnungsperiode und der 13. Periode mit berücksichtigt werden?
• sollen die Buchungen auf Personenkonten auf einem Sammelkonto übergeben werden?
• Soll das Belegdatum (Regelfall) oder das Buchungsdatum (=Datum der Erfassungsgruppe) für die Übergabe verwendet werden?

HINWEIS: Das Buchungsdatum ist nur dann zu verwenden, wenn es in Ihrer Buchhaltung vorkommt, dass Erfassungsgruppen auch Belege enthalten können, deren Belegdatum in einer anderen Buchungsperiode (Buchungsmonat) liegt: z.B. Erfassungsgruppe = Oktober und Beleg = September.

Automatikkonten

Ähnlich wie in HS die Einstellung fester Steuerschlüssel aus Steuerkennzeichen getroffen werden kann und somit immer der gleiche Steuersatz gebucht wird, sind in DATEV sogenannte Automatikkonten eingerichtet. In der HS Anwendung müssen diese Konten gekennzeichnet werden, damit beim Import in DATEV kein Fehler erzeugt wird, da trotzdem ein Buchungsschlüssel (Steuerschlüssel) übergeben wird.

Unter dem Menü Stammdaten/ Sachkonto können Sie sich noch die Spalten DATEV Kontonummer und DATEV-Automatikkonto einblenden lassen (Rechtsklick, Spalten zum Filter einstellen...). Filtern Sie diese Liste über die Filterzeile unter den Spaltenüberschriften nach DATEV-Automatikkonto gleich 'Ja'.

Prüfen Sie bitte bei den nun angezeigten Automatikkonten, ob die Steuereingabe auf 'Fester Steuerschlüssel aus Steuerkennzeichen'  hinterlegt ist. Nur dann ist gewährleistet, dass die Steuerberechnung in DATEV mit HS Finanzbuchhaltung übereinstimmt. Andernfalls deaktivieren Sie die Automatik im Sachkonto unter dem Punkt 'Steuerangaben'.

Die Liste der Automatikkonten kann über einen entsprechenden Befehl im Kontextmenü nach Excel exportiert werden. Senden Sie diese an Ihren Steuerberater, damit die Automatikeinstellungen in DATEV und HS identisch sind. Sofern ein Konto laut Steuerberater als Automatik geführt wird, in HS aber mit variierenden Steuerschlüsseln gebucht wird (z.B. mal V00 oder mal V19), muss die Automatik in DATEV entfernt werden. Ansonsten kann die Automatik in HS nach Vorgabe des Steuerberaters deaktiviert oder aktiviert werden.

Angaben beim Steuerschlüssel

Die DATEV verwendet als Ordnungsbegriff für die Steuerschlüssel numerische Kennzeichen: z.B. statt 'M19' das Kennzeichen '3'. Wenn Sie einen der mitgelieferten Kontenpläne verwenden, sind die DATEV Kennzeichen in der Regel bereits den jeweiligen Steuerschlüsseln zugeordnet.

Unter Stammdaten / Weitere Stammdaten / Steuerkennzeichen können Sie über das Druckersymbol die Liste der Steuerkennzeichen als PDF-Datei exportieren (Weitere Funktionen / Export... im Druckdialog) und Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen. Bitten Sie ihn, die Angaben unter DATEV-Steuerschlüssel zu überprüfen und Ihnen notwendige Korrekturen mitzuteilen.

Um ein DATEV Kennzeichen zu hinterlegen gehen Sie folgendermaßen vor:

• Rufen Sie das Arbeitsgebiet Stammdaten / Weitere Stammdaten / Steuerkennzeichen auf und wählen Sie das entsprechende Steuerkennzeichen zur Bearbeitung aus
• Auf der Registerkarte Steuerschlüssel werden die Steuerschlüssel aufgelistet. Rufen Sie den jeweiligen Steuerschlüssel per Doppelklick zur Bearbeitung auf und tragen Sie das Kennzeichen im Feld DATEV Steuerschlüssel ein

HINWEIS: Für Steuerschlüssel mit einem Steuersatz von 0% (steuerfrei), für die kein entsprechendes DATEV-Kennzeichen existiert, geben Sie '0' ein. Zu diesen Steuerschlüsseln gehören z.B. die steuerfreien EU-Erwerbe.

Daten an die DATEV übergeben

Die Übergabe an die DATEV erfolgt über Datei / Datenexport / Daten an die DATEV übergeben aus. Es empfiehlt sich immer, ein neues, leeres Verzeichnis für die Übergabe zu verwenden. Dazu klicken Sie einfach in die Zeile Exportverzeichnis hinter dem bisherigen Eintrag und ergänzen diese z.B. mit dem zu übergebenden Wirtschaftsjahr. Beim Verlassen der Zeile bestätigen Sie noch, dass der Ordner angelegt werden soll.

Für den Kontenabgleich (Kontonummer und -bezeichnung) können Sie auch die Kontenbeschriftungen Ihrer Sach- und Personenkonten übergeben. Die Übergabe der Beschriftungen erfolgt getrennt von der Buchungsübergabe. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen. Für die Übergabe der Einzelbuchungen legen Sie nur noch den Übernahmezeitraum (Wirtschaftsjahr und Monat) fest.