nscale Office Outlook installieren und konfigurieren – HS Demo

Diese Anleitung hilft nscale Office zu installieren und einzurichten, um E-Mails über Outlook direkt im HS Dokumentenmanagement ablegen zu können.

Voraussetzungen

Auf dem Arbeitsplatz werden Administratorberechtigungen benötigt
Es existiert bereits mindestens ein Dokumentenbereich und ein Benutzer im HS Dokumentenmanagement
Auf den Arbeitsplätzen, auf denen nscale Office verwendet werden soll, muss HS Dokumentenmanager Pro installiert sein
Je Zugriff wird eine Pro-Lizenz und eine Office-Lizenz benötigt

1. nscale Office herunterladen und installieren

Öffnen Sie bitte folgenden Link für den Download:
https://www.hamburger-software.de/service-support/kundenbereich/programm-aktualisierung/version
Anschließend wählen sie bitte bei Anwendung "HS Dokumentenmanagement" aus und bei Version "nscale Office"

Klicken Sie anschließend auf Weiter und dann Download starten
Für die Installation beenden Sie bitte zuerst Outlook und starten danach das heruntergeladene Setup und folgen dem Assistenten

2. Einstellungen für den Dokumentenbereich über den HS DMS Administrator vornehmen

Starten Sie bitte das Programm HS DMS Administrator auf Ihrem DMS Server
Für alle Dokumentenbereiche muss das E-Mail Szenario und Office Szenario aktiviert werden, wie nachfolgend ersichtlich

3. HS Dokumentenmanager Pro Anbindung

Öffnen Sie HS Dokumentenmanager Pro und entfernen zunächst ggf. bereits angelegte Verbindungen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung von Dokumentenmanager Pro und wählen Eigenschaften. Ergänzen Sie bei Ziel am Ende '\admin'.

Optional: Falls Sie zunächst alle Einstellungen von HS Dokumentenmanager Pro zurücksetzen möchten, können Sie in dem Verzeichnis C:\ProgramData\Ceyoniq\nscale Xternal Connector die Datei 'XtCon.xml' zu 'XtCon.old' umbenennen
Anschließend muss der HS Dokumentenmanager Pro über die Taskleiste unten rechts beendet werden

Starten Sie nun den HS Dokumentenmanager Pro, indem Sie die Verknüpfung mit der rechten Maustaste auswählen und Als Administrator ausführen wählen. Es sollte sich ein Fenster Konsole öffnen. Klicken Sie in dieser auf das grüne Symbol für die Lokale Konfiguration

Mit Rechtsklick auf HS-Verbindungen können sie eine Verbindung hinzufügen

Mit Rechner ist der Name des Systems gemeint auf welchem sich der HS DMS Server befindet
Der Port muss nur geändert werden, falls dieser vom Standard abweicht. Für eine verschlüsselte Verbindung wird im Standard der Port 8443 benötigt
Tragen Sie bei Instanzname bitte 'standardinstanz' ein
Stellen Sie das Authentifizierungsverfahren auf "Anmeldename und Kennwort". Tragen Sie in den nachfolgenden Feldern Anmeldename und Kennwort ein
Die HS Domäne lautet im Standard 'standard'
Anschließend speichern Sie die Einstellungen und öffnen diese erneut. In Ihrer HS Verbindung sollten Sie nun die Möglichkeit haben den Dokumentenbereich auszuwählen.

4. Optional: Weitere Konfigurationsmöglichkeiten für nscale Office

Öffnen Sie wie im Punkt 3. beschrieben die lokale Konfiguration vom HS Dokumentenmanager Pro
Wechseln Sie in der Navigation auf der linken Seite zu DMS Office
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit weitere Einstellungen vorzunehmen:

5. In Outlook ausprobieren

Starten Sie Outlook und wählen die Spalte nscale oben im Menü
Anschließen haben Sie die Möglichkeit E-Mails und ihre Anhänge nach Wunsch abzulegen.

6. Optional: Die 10 zuletzt verwendeten Verzeichnisse merken je Absenderdomäne

nscale Office kann sich je E-Maildomäne die 10 zuletzt verwendeten Verzeichnisse merken. Diese Funktion ist im Standard deaktiviert. Aktiviert werden kann sie wie folgt:

Öffnen Sie folgende Datei mit einem Texteditor indem Sie zum Beispiel die Tastenkombination Windows + R drücken, die nachfolgende Zeile in das neue Fenster einfügen und bestätigen:
```
%APPDATA%\Ceyoniq\nscale Office Outlook\Settings\State.xml
```
Anschließend ändern Sie folgenden Wert auf True und speichern die Datei ab:
```
Attribut FilterFastAssignmentMenu=True
```