Einrichtung von wiederkehrenden Belegen – HS Demo

Sie müssen in regelmäßigen Abständen Ihren Kunden eine Rechnung mit den selben Angaben zukommen lassen und möchten sich die Erfassung dieser Belege erleichtern? Dann bietet sich die Nutzung von wiederkehrenden Belegen an.

Wiederkehrende Belege können für monatliche Dienstleistungen z.B. Mieten, Transportkosten, Abos, etc. genutzt werden. Auch jährliche Abrechnungen von z. B. Jahresbeiträgen sind hierüber möglich.

1. Belegartgruppe:

Rufen Sie sich Stammdaten / Weitere Stammdaten /Definition Belegartgruppen auf
Dort legen Sie eine neue Belegartgruppe an, wenn noch keine Belegartgruppe für wiederkehrende Belege existiert
Diese können Sie z. B. 'V5 - Wiederkehrende Belege VK' nennen
Wichtig ist, dass Sie die Checkbox aktivieren bei 'Wiederkehrende Belegart'

2. Belegart:

In das Arbeitsgebiet Stammdaten/ Weitere Stammdaten/ Belegart Verkauf (bzw. 'Belegart Einkauf') wechseln und dort eine neue Belegart einrichten
Wählen Sie die zuvor angelegte Belegartgruppe aus
Danach wird dieser Beleg einer 'Zielbelegart' z.B. Rechnung zugeordnet

3. Wiederkehrenden Beleg erfassen

Sie können sich so einen wiederkehrenden Beleg als Vorlage vorstellen. Sie erfassen hier alle Angaben, welche Sie dann in regelmäßigen Abständen in Ihren Zielbeleg abrufen möchten
Unter Vorgänge/Verkaufsbeleg/Eingeben wird der Beleg erfasst
Neben der regelmäßig zu berechnenden Position, legen Sie dort die Periode und die Fälligkeit (erste und letzte) fest

4. Abrechnung durchführen / Zielbelege erstellen

Der Abruf der wiederkehrenden Belege wird über Vorgänge / Verkaufsbeleg / Wiederkehrende Belege getätigt. Dieser Abruf unterscheidet sich grundsätzlich nicht von dem üblichen Abruf von Belegen
Hier können Sie die Zielbelegart auswählen und zudem für die Auswahl der Ursprungsbelege Einschränkungen treffen
Per Betätigung der Schaltfläche 'OK' werden Ihnen alle fälligen, sowie der Datenauswahl entsprechenden Belege angezeigt.

HINWEIS:

Natürlich können auch mehrere Belege auf einmal abgerufen werden. Die Belege werden aber immer einzeln abgerufen, d.h. es wird immer jeweils ein Beleg aus dem jeweiligen Ursprungsbeleg erzeugt.
Nach dem Abruf wird das nächste Fälligkeitsdatum im Ursprungsbeleg hochgesetzt.