Wie erzeuge ich mit der AO-Schnittstelle GoBD-konforme Dateien?

Die Bereitstellung GoBD-konformer Dateien zur Betriebsprüfung erfolgt über die AO-Schnittstelle. Es werden je Wirtschaftsjahr alle steuerlich relevanten Daten aus den vorhandenen Firmendatenbeständen Ihrer Anwendung archiviert. 

Vorbereitungen

Bevor Sie archivieren muss geprüft werden, ob alle Erfassungsgruppen abgeschlossen und die Journale für den Prüfzeitraum fortgeschrieben sind. Sollten noch offene Erfassungsgruppen vorhanden sein, schließen Sie diese ab, drucken Sie das Journal (Belege / Journal...) vollständig und bestätigen Sie, dass der Ausdruck in Ordnung war und auch die Nachfrage zur Fortschreibung positiv.

TIPP: Wenn Sie meinen, alle Journale bereits gedruckt zu haben, vergewissern Sie sich mit einem Blick in das Arbeitsgebiet "Belege / Journal...". Das zu archivierende Wirtschaftsjahr darf hier nicht mehr zur Auswahl stehen.

Download der AO-Schnittstelle

Die AO-Schnittstelle, mit der Sie die Daten archivieren, befindet sich unter Start / Alle Programme (Apps) / HS Dienstprogramme / AO-Schnittstelle.

Sollte die AO-Schnittstelle noch nicht installiert sein, installieren Sie diese bitte über die Installationsdatei der letzten Vollversion der HS Anwendung zur Finanzbuchhaltung. Sollte sich die Installationsdatei nicht mehr auf Ihrem Rechner befinden können Sie diese unter folgendem Link herunterladen:

AO-Schnittstelle | HS - Hamburger Software

Starten Sie die Installationsdatei mit einem Doppelklick und wählen den Punkt 'Installation von Dienstprogrammen etc.'. Anschließend Klicken Sie auf 'AO-Schnittstelle' und führen die Installation durch.

AO-Archivierung durchführen

Nach dem Öffnen der AO-Schnittstelle klicken Sie im Menü 'Datei' auf 'Archivierung durchführen'. Wenn mehr als eine betriebswirtschaftliche Anwendung aus unserem Haus auf dem Rechner installiert ist, wählen Sie zunächst die gewünschte Anwendung aus.

Nach Auswahl der Datenquelle und damit der Firma, für die Sie die Daten archivieren wollen, und nachdem Sie sich als Benutzer angemeldet haben, wird das Fenster 'Archivierung durchführen - Auswahl' eingeblendet. Hier wählen Sie den Zeitraum aus, der archiviert werden soll.

Rechts neben der Liste erhalten Sie nützliche Informationen zu einem gewählten Zeitraum: z.B. die Kontrollwerte, die zur inhaltlichen Prüfung der Archivierung herangezogen werden sowie Warnungen, die den Archivierungszeitpunkt betreffen.

Nachdem Sie einen Zeitraum für die Archivierung ausgewählt haben, legen Sie das Archivierungsverzeichnis fest. In der Regel übernehmen Sie das voreingestellte Verzeichnis, das den Inhalt der jeweiligen Archivierung sofort erkennen lässt.

Sie haben 2 Möglichkeiten, eine Archivierung zu starten:

• Sofort archivieren: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird die Archivierung sofort gestartet. Wenn es sich um eine erneute Archivierung handelt, erhalten Sie eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass die vorhandenen Dateien gelöscht werden. Diese bestätigen Sie i.d.R. mit OK.
• In die Sammelmappe: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die ausgewählten Daten für die Archivierung gesammelt und Sie können sie zusammen mit anderen archivieren.

Jede Archivierung endet mit dem Druck des Protokolls. Wir empfehlen den Druck von 2 Exemplaren:

• zur Dokumentation des Archivs für Ihre eigenen Unterlagen und
• wegen der Hinweise zur Auswertung als Anlage für den Datenträger, den Sie der Finanzverwaltung übergeben.

TIPP: Wenn Sie den Druck des Protokolls abgebrochen haben, können Sie diesen jederzeit später wiederholen (Datei/Archiv/Protokoll drucken...).

Die Dateien, die Sie standardmäßig unter C:\HS_Daten\Ao\FB\<Datenbankname>\<JahrMonat> finden, können Sie nun zum Beispiel auf einem Stick speichern.

Die Daten für den gewählten Zeitraum werden immer vollständig archiviert – Nachtragsarchivierungen sind nicht möglich. Falls Sie bereits archiviert haben und für das Wirtschaftsjahr noch Korrekturen anfallen, müssen Sie die Archivierung erneut durchführen. Dabei wird das "alte" Archiv gelöscht und ein neues erstellt.

Beachten Sie, dass Sie für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Archivierung verantwortlich sind. Studieren Sie sorgfältig das Kapitel 'AO-Schnittstelle: Archivierung von steuerlich relevanten Daten' im Handbuch (Aufruf in der HS Anwendung zur Finanzbuchhaltung: ?/Handbuch).