Automatische Laufzeitüberwachung von befristeten Verträgen

Haben Sie im Unternehmen Mitarbeiter mit befristeten Verträgen? Dann muss zu gegebener Zeit entschieden werden, ob der jeweilige befristete Vertrag verlängert wird.

In der Anwendung können Sie angeben, was in einem solchen Fall zu tun ist und sich rechtzeitig daran erinnern lassen. Hierzu überwachen Sie im Arbeitsgebiet Organisation und Stellen bei allen Stellen das Bezugsfeld Inhaber bis und erfassen hierfür eine automatisch generierte Aufgabe.

Schritt für Schritt:

1. Sie rufen über Extras / Aufgabenverwaltung die Aufgabenverwaltung auf. Im Arbeitsgebiet Aufgabenverwaltung klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Funktionen" und wählen den Befehl Aufgaben automatisch generieren.
   
   
2. Im Fenster Aufgaben automatisch generieren klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu anlegen". Es wird das Arbeitsblatt Aufgabengenerator eingeblendet.
   
   
3. Sie erfassen jetzt alle erforderlichen Angaben. 
   
   
4. Über das Kontrollkästchen "Aktiv" schalten Sie den Aufgabengenerator scharf, d.h. zu gegebener Zeit werden die Aufgaben von der Anwendung automatisch erstellt.
   
   
5. Auf der Registerkarte "Bezugsdatum" wählen Sie im Arbeitsgebiet Stelle der Organisationseinheit in der Spalte Bezugsdatum das Feld Inhaber bis. Über das Datumsfeld wird festgelegt, was wann stattfindet (z.B. dass die Stelle des Herrn Müller nur bis zum 26.04.2025 besetzt ist) und somit Auslöser für eine Aufgabe ist. Sie können auch festlegen, dass die Aufgabe früher oder später fällig sein soll. In diesem Fall müssen Sie das Kontrollkästchen "Aufgabe ist am Bezugsdatum fällig" deaktivieren und die entsprechende Zeit angeben.
   
   
6. Auf der Registerkarte "Allgemein" erfassen Sie die anstehende Aufgabe oder übernehmen die Vorbesetzung.
   
   
7. Auf der Registerkarte "Wiederholung" müssen Sie Angaben erfassen, wenn nach Fälligkeit die Aufgabe öfters in bestimmten Zeitabständen ansteht.
   
   
8. Auf der Registerkarte "Benutzer" geben Sie an, wer die Aufgaben durchführen muss.
   
   
9. Auf der Registerkarte "Datensätze: Stelle der Organisationseinheit" geben Sie an, bei welchen Mitarbeitern das angegebene Bezugsdatum überwacht werden soll und entsprechend Aufgaben erzeugt werden sollen.
   
   
10. Zum Schluss speichern und schließen Sie über die entsprechende Schaltfläche das Arbeitsblatt Aufgabengenerator. Das Arbeitsblatt wird geschlossen und die automatische Aufgabe ist in der Liste aufgeführt. Dort kann Sie bei Bedarf über einen Doppelklick auf die entsprechende Aufgabe bearbeitet werden. 

Stellen Sie die Aufgabenverwaltung so ein, dass sie beim Anwendungsstart automatisch geöffnet wird. So sehen Sie, welche Aufgaben jeweils anstehen.
Hierzu klicken Sie im Arbeitsgebiet Aufgabenverwaltung auf die Schaltfläche "Weitere Funktionen" und wählen den Befehl "Bei Anwendungsstart öffnen". Danach ist vor diesem Befehl der Haken gesetzt. Um dies zu überprüfen, klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche "Weitere Funktionen".