Müssen begleitende Entgeltunterlagen ab 2023 digital aufbewahrt werden?

Im direkten Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) steht die im "Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch" und anderer Gesetze vom 12. Juni 2020 geregelte Pflicht, begleitende Unterlagen zur Entgeltabrechnung (wie Immatrikulationsbescheinigung etc.) in elektronischer Form zu führen.

Aufgrund des späten Inkrafttretens der Gemeinsamen Grundsätze haben die Betriebsprüferdienste der Rentenversicherung beschlossen, für das gesamte Jahr 2022 Verstöße gegen die seit Januar 2022 bestehende Verpflichtung nicht zu beanstanden. 

Ab 01.01.2023 wird es jedoch ernst mit der Verpflichtung! Mit HS Digitale Personalakte können Sie die relevanten Entgeltunterlagen gesetzeskonform aufbewahren und per Suchfunktion schnell finden. Lesen Sie hierzu auch unseren Blog-Beitrag 'Entgeltunterlagen elektronisch führen: Neue Pflichten für Arbeitgeber'. 

Arbeitgeber haben allerdings auch die Möglichkeit sich, wie bei der euBP, von der Pflicht der digitalen Aufbewahrung bis zum 31. Dezember 2026 bei dem für Sie zuständigen Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung befreien zu lassen. Ein formloser Antrag ist ausreichend.