Um den E-Mail-Versand z.B. für Mahnungen zu aktivieren, öffnen Sie das Arbeitsgebiet Extras / Einstellungen.
Technische Grundeinstellung:
Unter Versand / Server legen Sie die Einstellungen zum SMTP-Versandverfahren fest. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Internetprotokoll, das dem Austausch von E-Mails in Computer-Netzen dient. Die E-Mails werden über sogenannte Ports auf einen SMTP-Server eingespielt und von dort weitergeleitet. Inzwischen ist meist eine Anmeldung am Server erforderlich (Authentifizierung).
Die Daten zum SMTP-Server erhalten Sie von Ihrem Provider (Internetdienstanbieter) bzw. erfragen Sie bei Ihrem Systembetreuer.
- Geben Sie im Feld Server den Namen des Postausgangsservers (SMTP) an und danach den Port, über den die Übermittlung erfolgt.
- Falls der Server nur die E-Mails berechtigter Benutzer entgegennimmt und weiterleitet, ist Folgendes zu tun: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Authentifizierung erforderlich. Geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein. Benutzername und Kennwort werden vorbesetzt, wenn Sie die E-Mails aus dem jeweiligen Arbeitsgebiet heraus versenden und können dort noch geändert werden.
- Prüfen Sie den Versand per Klick auf die Schaltfläche "Einstellungen testen". Um den Versand der E-Mail testen zu können, müssen ein Absender und ein Empfänger angegeben werden.
- Geben Sie zunächst den Namen und die E-Mail-Adresse des Absenders für den Testversand an (z. B. Ihre E-Mail-Adresse in der Firma).
- Geben Sie nun die E-Mail-Adresse des Empfängers für den Testversand an.
- Sie geben eine interne E-Mail-Adresse an, wenn ein interner Test ausreicht.
- Sie geben eine externe E-Mail-Adresse an, wenn Sie an Ihrem Postausgangsserver unterschiedliche Einstellungen für interne und externe E-Mails vorgesehen haben.
Bespiel: Sie setzen einen Exchange Server als Mail-Server ein und haben für externe E-Mails eine Authentifizierung vorgesehen, nicht jedoch für interne E-Mails. Wenn Sie den Testversand an Ihre eigene E-Mail-Adresse durchführen, würde dieser auch ohne Angabe einer Authentifizierung erfolgreich verlaufen. Damit haben Sie jedoch noch nicht sichergestellt, dass auch der Versand an eine externe E-Mail-Adresse funktioniert.
Inhaltliche Einstellung zu dem jeweiligen Arbeitsgebiet (Bsp. Mahnung)
Unter Versand / Mahnung legen Sie Voreinstellungen für den E-Mail-Versand von Mahnungen fest. D.h., dass die Einstellungen beim Erstellen der Mahnungen noch änderbar sind.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mahnungen per E–Mail versenden, wenn die erstellten Mahnungen als PDF-Anhang per E-Mail an die Empfänger gesendet werden sollen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mahnungen zusätzlich drucken, wenn Sie zusätzlich zum Versand eine Druckausgabe wünschen. - Wählen Sie das Layout für die Erstellung der PDF-Anhänge. Wenn Sie die Option 'Eigenes Layout‘ gewählt haben, wählen Sie anschließend im Feld Layout/Kette die Layoutdatei (*.rpt) aus. Für die Auswahl nutzen Sie die Schaltfläche 'Durchsuchen', über die Sie in den Verzeichnissen der angeschlossenen Laufwerke nach dem Layout suchen können.
- Geben Sie Name und E-Mail-Adresse des Absenders der E-Mails an.
- Legen Sie den Text für die Betreffzeile und den E-Mailinhalt fest.
Tipp: Sie können per Kontextmenü (rechte Maustaste) Platzhalter einfügen (z.B. für den Ausweis der Kontonummer des Empfängers in der Betreffzeile).
- Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen E-Mail zusätzlich als Blindkopie senden und geben Sie im Feld "Blindkopie an" die E-Mail-Adresse des Empfängers der Kopie an.
Tipp: Sie können sich die E-Mail-Kopien auch selbst zusenden. Das ist. z.B. sinnvoll, wenn die Dokumente nicht archiviert werden, bzw. dient diese Blindkopie gerne auch als Versandbestätigung
- Im Feld Alternative legen Sie die Aktion fest, die ausgeführt wird, falls bei einem Empfänger keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Wenn Sie als Alternative 'Druck mit Standardeinstellung' gewählt haben, wählen Sie anschließend den Drucker für die Druckausgabe.
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