Arbeiten mit dem Erweiterungsmodul Kontierung

Das Erweiterungsmodul Kontierung liest Ihre elektronischen Kontoauszüge ein und kontiert automatisch Ihre Bankbuchungen.

Im folgenden erhalten Sie eine umfangreiche Anleitung, wie sie das Modul einrichten und anschließend verwenden.

Außerdem finden Sie im unteren Abschnitt ein Video (7:35 Min.) welches Ihnen einen Überblick in das Modul Kontierung für die Finanzbuchhaltung gibt

Einrichtung des Erweiterungsmoduls Kontierung

1. Stellen Sie eine Kontierungsdatei aus Ihrer Bank bereit (z.B. Umsatz.txt, Auszug.sta, Auszug.053). Achten Sie beim Zielort darauf, dass dieser Ordner ausschließlich für diese Umsatzdateien genutzt wird.

2. Wechseln Sie in Ihrer Finanzanwendung in den Belegordner der zu kontierenden Bank (Stammdaten/ Weitere        Stammdaten/ Belegordner...) und aktivieren dort die Funktion "Automatische Kontierung verwenden".

3. Es öffnet sich nun die Kontierungseinstellung:

 A. Die Kennzeichen wurden bereits aus Ihrer Bank übernommen.

 B. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Vorbesetzung". Hier legen Sie fest, welche Informationen aus der Auszugsdatei für die Felder verwendet werden sollen.

• "Buchungsdatum" (z.B. Buchungstag der Kontoauszugszeile),
• "Belegnummer" (z.B. Buchungsdatum als Nummer, ACHTUNG: Nicht jede Bank übergibt alle Informationen. Oft steht die Auszugsnummer oder Blattnummer nicht zur Verfügung. Prüfen Sie das Feld "Belegnummer" nach dem  ersten Testlauf, ob der Inhalt Ihren Vorstellungen entspricht.),
• "Belegdatum" (z.B. Wertstellungstag der Kontoauszugszeile) und
• "Buchungstext" (z.B. Auftraggeber, TIPP: Bei der Auswahl "Auftraggeber" ist die spätere Prüfung, ob das korrekte Konto von der Kontierung ausgewählt wurde, bereits in der Buchungsliste möglich.)

 C. Entscheiden Sie, ob Sie ein Zwischenkonto für ungeklärte Fälle hinterlegen möchten. Dieses wird automatisch in die Buchung eingetragen, wenn keine Kontierung gefunden wurde.. Diese Buchungen werden mit einem Warndreieck gekennzeichnet. (ACHTUNG! Nach der Übergabe in die Bank, sind diese unbearbeiteten Buchungen nicht mehr gekennzeichnet. TIPP: Ohne Zwischenkonto werden die ungeklärten Fälle mit dem roten Fehlerkennzeichen versehen. Dieses bleibt auch nach Übergabe an die Bank bestehen).

 D. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte "Ablauf Kontierung" und wählen Sie die zuvor bereitgestellte Kontierungsdatei über das gelbe Ordnersymbol aus und legen Sie darunter das Format fest. HINWEIS: Nachdem Sie die Datei ausgewählte haben, können Sie Platzhalter ("*" oder "?") im Dateinamen hinterlegen. Das ist sinnvoll, falls Sie mehrere Dateien im Übergabeverzeichnis speichern wollen. BEISPIEL: Sie wollen nur einmal monatlich kontieren und legen die eingehenden Kontoauszugsdateien mit einer Datumskennung im Übergabeverzeichnis D:\Bank ab, damit diese nicht überschrieben werden, z.B. UmsatzSF20170501.txt. Als Dateinamen für die Umsatzdatei tragen Sie ein: D:\Bank\UmsatzSF*.txt.

 E. Aktivieren Sie noch ggf. gewünschte Optionen:

• "Fehlende Bankverbindung aus Kontierung übernehmen" -> Falls bei einem Ihrer Kunden- oder Lieferantenkonten keine Bankverbindung hinterlegt ist, wird diese beim Einlesen der Kontoauszugsdatei aus der entsprechenden Kontierung übernommen und in die Stammdaten eingetragen (die meisten Kunden bevorzugen die manuelle Eingabe und deaktivieren diese Funktion).
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nur nach Kontierungsvorlagen suchen", wenn die Zuordnung von Konten bzw. Offenen Posten zu den Kontoauszugszeilen nur mithilfe von Kontierungsvorlagen erfolgen soll. Alle anderen Suchhilfen sind in diesem Fall deaktiviert.
• "Betrag" -> Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird beim Einlesen der Kontoauszugszeilen automatisch nach Offenen Posten mit entsprechenden Beträgen gesucht, sofern die anderen Suchkriterien (z.B. Vorlagen, Belegnummer oder Kontonummer im Verwendungszweck) zu keinen Ergebnissen führen. Wird ein Offener Posten mit "passendem" Betrag gefunden, wird dieser für die Kontierung verwendet. Da die Betragssuche relativ viel Verarbeitungszeit benötigt, können Sie diese auch deaktivieren, um das Einlesen der Bankauszugsdaten zu beschleunigen (TIPP: Führt die Betragssuche zu vermehrten Fehlzuordnungen, deaktivieren Sie diese Funktion wieder).
• Entscheiden Sie, ob beim Einlesen der Kontoauszugszeilen nach Offenen Posten mit entsprechenden Fremdbelegnummern gesucht werden soll. Meistens werden die Fremdbelegnummern alphanumerisch hinterlegt, diese Option empfiehlt sich üblicherweise.

 F. Bestätigen Sie alle Eingaben mit "Speichern/Schließen" und verlassen Sie den Belegordner der Bank ebenfalls mit "Speichern/Schließen". Für Änderungen der Kontierungseinstellungen steht Ihnen nun ein separater Belegordner der Erfassungsart "Kontierung" zur Verfügung.

4. Öffnen Sie nun das Arbeitsgebiet "Kontierung" (Belege/ Kontierung...) und führen Sie den ersten Testlauf durch indem Sie auf die Schaltfläche "Kontierungen erstellen" klicken. Die im Überwachungsverzeichnis hinterlegte Datei wird nun eingelesen. Nach dem Einlesen erhalten Sie eine Hinweismeldung, wie die Datei verarbeitet wurde. Unter "Zeige Details" können Sie erkennen, welche Bank mit welcher Datei eingelesen wurde, auch evtl. Fehler beim Einlesen sind hier ersichtlich.

5. Der Aufbau des Arbeitsgebietes ist genauso wie beim normalen Buchen mit der Baumstruktur der Erfassungsgruppen und dem rechten Bearbeitungsfenster. Durch Klick auf "Kontierungen bearbeiten" gelangen Sie in die erste Erfassungsgruppe. In der linken Baumstruktur können Sie zwischen den einzelnen Erfassungsgruppen wechseln.

6. Für die Kontierung ist ein Suchalgorithmus programmiert, der die Buchung auf Offene Posten zuordnet, die mit den Suchkriterien übereinstimmen. Trotzdem sollte man immer die automatisch kontierten Belege prüfen, ob die Zuordnung korrekt ist. Wenn z.B. Albert Müller im Verwendungszweck eine falsche Kundennummer angegeben hat, die zufälligerweise auf Alex Schmidt zutrifft und dieser auch einen auf den Betrag passenden Offenen Posten hat, kann es zu Falschzuordnungen kommen. Für die Überprüfung können Sie folgende Tipps berücksichtigen:

•  Prüfen Sie in der ausgewählten Buchung, ob der Auftraggeber zu dem hinterlegten Gegenkonto gehört. Sofern Sie "Auftraggeber" auch als Buchungstext hinterlegt haben, können Sie diese Prüfung bereits in der Buchungsübersicht durchführen.
• Wurde der korrekte OP ausgewählt (In der Regel sollte der Saldo neben der OP-Nummer 0,00 betragen und auch das Feld "Ausbuchung" rechts an der Seite ebenfalls, sofern kein Skonto vereinbart wurde)

7. Wiederkehrende Buchungen, die nicht über OP-Führung zugeordnet werden können (z.B. direkt in Aufwand zu buchende Kosten), werden über Kontierungsvorlagen zugeordnet. Haben Sie eine der Anwendung noch unbekannten Buchung, hinterlegen Sie eine neue Kontierungsvorlage über die Schaltfläche "Neue Vorlage" (rechts oben in der Buchungsmaske).

• Die Vorlagekriterien werden automatisch aus der Buchung übernommen.
• Kürzen Sie die Daten in "Verwendungszweck enthält" auf wiederkehrende Daten, wie z.B. Vertragsnummer. Sollte eine variable Information hier verbleiben, die beim nächsten Mal nicht enthalten ist, wird die Vorlage nicht gefunden. HINWEIS: Für den Verwendungszweck stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur Verfügung: * -> Ersetzt eine beliebige Zeichenkette, z.B. werden bei der Angabe von 'KFZ-*' u.a. folgende Texte gefunden: KFZ-Steuer, KFZ-Versicherung, KFZ-Kosten usw.; ? -> Ersetzt ein Zeichen, z.B. werden bei der Angabe von 'M??er' u.a. folgende Namen gefunden: Mayer, Meyer, Maier, Meier usw. 
• Einen Betrag erfassen Sie nur, wenn der Auftraggeber mit gleichem Verwendungszweck unterschiedliche Beträge einzieht oder überweist und diese auch abweichende Kontierung benötigen. Ausgaben sind mit Minus zu erfassen.
• Im unteren Bereich erfassen Sie die Buchung.
• Sie können bereits einen Buchungstext hinterlegen. Beachten Sie, dass dieser nicht dynamisch ist. Wechselnde Angaben, wie z.B. Perioden, müssen später nachgetragen werden.
• Zum Ende klicken Sie auf "Vorlage speichern" und danach auf "Schließen und übernehmen", so wird die vorbereitete Buchung direkt übernommen und muss nicht neu erfasst werden.

8. Wenn Sie die Kontierung wiederholen möchten, um z.B. eine neue Vorlage zu testen, oder neue Einstellungen im Belegordner zu übernehmen, können Sie die eingelesene Erfassungsgruppe löschen und die Kontierungsdatei des Bankprogramms zurücksetzen. Zum Zurücksetzen der Bankdatei wechseln Sie in den entsprechenden Speicherort. Hier verbleiben die alten Dateien. Verwenden Sie das MT940- oder Camt-Format, finden Sie die Datei in zweifacher Ausführung vor. Eine hat an das Ende einen Zeitstempel erhalten (Format: JJJJ_MM_DD_HH_MM_SS) und die andere hat die Ergänzung ".bak" erhalten. Entfernen Sie von der "BAK-Datei" die Endung ".bak". Danach können Sie die Kontierung erneut einlesen. Beim Format Umsatz.txt gibt es nur die Datei mit dem Zeitstempel. Zum Neueinlesen entfernen Sie diesen.