Einfach und unkompliziert ist es möglich, in der HS Digitalen Personalakte neue Dokumentenarten zur Archivierung von externen Dokumenten anzulegen.
Notwendige Voraussetzung: Sie verfügen über entsprechende Administratorrechte im Dokumentenbereich.
Sie rufen über das Menü Extras das Arbeitsgebiet Einstellungen auf. In der Strukturansicht wählen Sie links unter Dokumentenablage den Menüpunkt Dokumentenarten - Import aus.
- Auf dieser Ebene finden Sie die bereits vorbesetzten Dokumentenarten und können eine individuelle Dokumentenart erstellen, indem Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste öffnen und "Dokumentenart hinzufügen" auswählen. Sie können auch ganz rechts das entsprechende Symbol anklicken.
- Im unteren Teil des Arbeitsbereichs öffnet sich eine neue Maske zur Erstellung der Dokumentenart.
- Sie geben eine eindeutige Dokumentenart ein, z.B. 'BV', schreiben diese Kurzbezeichnung im Feld Bezeichnung aus (hier 'Betriebsvereinbarung'), legen den Stammordner fest (z.B. Personalakte) und wählen noch die entsprechende Dokumentenklasse über die Lupe aus (hier DK-Personalbogen).
- Legen Sie einen eindeutigen Basisnamen fest. Dieser wird als Dokumentenname geführt. Zusätzlich können Sie bereits hier Platzhalter mittels Kontextmenü (rechte Maustaste) einfügen.
- Wählen Sie zum Abschluss notwendige Schlagwörter aus: Rechte Maustaste "Hinzufügen" oder klicken wieder ganz rechts auf das Symbol. Wählen Sie aus der Schlagwortliste die gewünschten Schlagwörter aus und legen Sie fest, ob das Schlagwort / die Schlagwörter eine Pflichteingabe sind.
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