Lohnabrechnung: Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Seit dem 1. Januar 2023 sind systemgeprüfte Softwarehersteller von Entgeltabrechnungssystemen verpflichtet, alle Entgeltdaten, die ab dem Abrechnungsmonat 01/2023 maschinell erzeugt werden, im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) übermitteln zu können. Sie sind hingegen nicht verpflichtet, die Daten für zurückliegende Jahre zu übermitteln.
 
Auch HS übermittelt ausschließlich ab 01/2023 neu erzeugte Daten, da die Verfahrensbeschreibung zur euBP vom 7. Juni 2022 die Übermittlung von Daten fordert, die bis Ende 2022 für die korrekte Entgeltabrechnung mit den HS Programmen zur Personalwirtschaft weder benötigt wurden, noch rückwirkend umgesetzt werden können.
 
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, bei dem für Sie zuständigen Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung einen formlosen Antrag zu stellen, dass sie bis zum 31. Dezember 2026 auf die elektronische Übermittlung der Daten verzichten. So haben Arbeitgeber ausreichend Zeit, um etwaige Vorarbeiten für die Teilnahme am Verfahren euBP umzusetzen. Wir empfehlen daher erst an der euBP teilzunehmen, wenn die Daten eines vollständigen Abrechnungsjahres zur Verfügung stehen.
 
Wichtige Voraussetzungen für den Start der euBP ab 01.01.2023
Das euBP Verfahren basiert unter anderem auf § 22 der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV). Anwender der HS Programme zur Personalwirtschaft benötigen folglich das Modul Monats-DEÜV, um an dem Verfahren teilzunehmen. Darüber hinaus ist es erforderlich, dass Arbeitgeber die Beitragsnachweise auf elektronischem Wege versenden. Für die im Rahmen von euBP geforderte Übermittlung geänderter Anschriften (Mitarbeiter, Firma, Betriebsstätten) ist zudem das Stammdatenänderungsprotokoll zu aktivieren.