Belegnummern automatisch hochzählen - HS Rechnungsprüfung

Sie können pro Mandant festlegen, dass die Belegnummern automatisch hochgezählt werden. Dazu legen Sie nach Bedarf einen oder mehrere Belegnummernkreise an. Dies hat folgende Vorteile:

• Die Belegnummern werden innerhalb eines Belegnummernkreises automatisch hochgezählt, wenn eine bestimmte Freigabe erteilt wird.
• Sie legen fest, welcher Belegnummernkreis bei der Schlagworterfassung vorbesetzt ist, können aber auch jeden anderen Nummernkreis für eine Rechnung auswählen.
• Sie können jeden Belegnummernkreis mit einer numerischen Kennzeichnung (Präfix) versehen, z.B. für das Wirtschaftsjahr, die Belegart, den Sachbearbeiter oder die zugrundeliegende Leistung.
• Bei Verwendung eines einheitlichen Belegnummernaufbaus für alle Belegnummernkreise sind Überschneidungen zwischen den verschiedenen Belegnummernkreisen ausgeschlossen, vorausgesetzt, Sie verzichten auf eine manuelle Eingabe von Belegnummern.

Natürlich können Sie auch immer nur mit einem Belegnummernkreis arbeiten und einfach einen neuen einrichten, wenn der bisherige "voll" ist. Im nachfolgenden Beispiel richten Sie einen Belegnummernkreis für ein bestimmtes Wirtschaftsjahr ein und hinterlegen zusätzlich ein Kennzeichen für die Belegart.

Grundsätzlich setzt sich jeder Belegnummernkreis aus einem festen Präfix und einer fortlaufenden Nummer zusammen, deren Länge Sie nach Bedarf festlegen können.

BEISPIEL: Aufbau einer 8-stelligen Belegnummer:

So gehen Sie vor:

1. Stellen Sie sicher, dass sie als Designer an HS Rechnungsprüfung angemeldet sind.
2. Klicken Sie auf das Benutzersymbol und wählen Sie im eingeblendeten Fenster die Mandanteneinstellungen.
3. Klicken Sie in der Navigationsleiste zu den Mandanteneinstellungen auf Belegnummern.
4. Aktivieren Sie die Automatische Belegnummernvergabe.
5. Bestimmen Sie die Freigabeart, die die Belegnummernvergabe auslösen soll.
6. Sollte die Freigabe nach dem 4-Augen-Prinzip erfolgen, bestimmen Sie zusätzlich, ob die Belegnummer mit der ersten oder letzten Freigabe eingetragen werden soll.
7. Prüfen Sie, ob der angezeigte Belegnummernaufbau Ihren Anforderungen entspricht. Falls nicht, klicken Sie auf Belegnummernaufbau anpassen und geben die gewünschte Länge für Präfix und Fortlaufende Nummer ein.
   !ACHTUNG: Der Belegnummernaufbau darf nicht länger sein als die maximal zulässige Belegnummernlänge in Ihrer Finanzbuchhaltung.
8. Klicken Sie auf Belegnummernkreis hinzufügen.
9. Im gleichnamigen Fenster geben Sie einen Namen, das Präfix, z.B. für Wirtschaftsjahr und Belegart und einen Startwert ein und klicken abschließend auf Hinzufügen.
10. Der neue Belegnummernkreis wird angezeigt. Wenn Sie diesen standardmäßig verwenden wollen, klicken Sie auf Als Vorbesetzung festlegen.

Der vorbesetzte Belegnummernkreis wird bei jeder Rechnung automatisch verwendet, sobald die vorgesehene Freigabe erteilt wird. Falls Sie einen anderen Nummernkreis für eine Rechnung verwenden wollen, wählen Sie diesen zuvor bei den Schlagwörtern im Feld Belegnummernkreis aus.
HINWEIS: Sollten Sie vor der vorgesehenen Freigabe eine Belegnummer eingetragen haben, bleibt diese erhalten. Ebenso kann eine automatisch eingetragene Belegnummer später noch geändert werden. Sie müssen jedoch in beiden Fällen beachten, dass Sie für eventuell auftretende doppelte Belegnummern selbst verantwortlich sind.