Benachrichtigung per E-Mail bei Fälligkeit - HS Rechnungsprüfung

Für Datumsfelder können Sie sogenannte Wächter einrichten, die Sie in den Listen und bei den Schlagwörtern rechtzeitig darauf hinweisen, dass ein Datum bald fällig wird. Zusätzlich können Sie einstellen, dass auch eine Erinnerung per E-Mail versendet wird.

Im folgenden Beispiel lassen Sie sich mehrere Tage vor Skontofälligkeit am Bildschirm und per E-Mail warnen, damit die Rechnungen noch innerhalb der Skontofrist an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

So gehen Sie vor:

1. Stellen Sie sicher, dass für alle Benutzer, die erinnert werden sollen, eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Für die Bearbeitung der Benutzer sind Administratorrechte erforderlich.
2. Für den nächsten Schritt benötigen Sie Designerrechte: Klicken Sie unten links in der Navigationsleiste auf das Benutzersymbol und wählen Sie den Befehl Mandanteneinstellungen.
3. Klicken Sie in der Navigationsleiste für die Mandanteneinstellungen auf das Arbeitsgebiet Erinnerungen.
4. Geben Sie die Anzahl Tage vor dem Datum der Skontofälligkeit ein, innerhalb denen Sie gewarnt werden wollen. Ab diesem Zeitpunkt wird das Skontofälligkeitsdatum in Listen und Detailansicht gelb markiert.
5. Damit auch eine E-Mail versendet wird, aktivieren Sie das Glockensymbol .
6. Wechseln Sie in die Übersicht und aktivieren Sie im Korb für die Buchungsübergabe die Funktion Benachrichtigung per E-Mail. Ggf. aktivieren Sie diese Funktion auch noch ein weiteren Körben.
7. Wenn jetzt eine Rechnung die Erinnerungsfrist für die Skontofälligkeit erreicht und sich in einem Korb befindet, an dem ein Benutzer mindestens Leserechte besitzt, erhält dieser eine Erinnerung in Form einer Sammel-E-Mail. Diese E-Mail enthält alle fälligen Rechnungen und wird um 0 Uhr des jeweiligen Stichtages versendet.

Hier legen Sie die Erinnerungsfristen und die E-Mail-Benachrichtigung zu den Fälligkeitsdaten fest.