Automatische Dokumentenerkennung (ADE) mit Rechnungsvorlagen kombinieren - HS Rechnungsprüfung

Die automatische Dokumentenerkennung (ADE) ist eine Zusatzfunktion zu HS Rechnungsprüfung, die beim Import einer Rechnung im PDF-Format das Belegbild analysiert und die erkannten Daten als Schlagwörter vorbesetzt. Erkannt werden können z.B. die Fremdbelegnummer, Lieferantendaten, Zahlungsangaben sowie die Belegpositionen mit Artikeltexten und Nettobeträgen.

Weitere Schlagwörter, die nicht auf der Rechnung enthalten, aber für die Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung wichtig sind, können Sie in einer Rechnungsvorlage speichern, die Sie nach Bedarf per Klick in den entsprechenden Geschäftsvorfall importieren, z.B. den Buchungstext, die Zahlungsbedingung, die Kontierung, den Steuerschlüssel oder die Kostenangaben. Auf diese Weise sind nur noch wenige Eingaben bei der Verschlagwortung erforderlich und es können vollständige Buchungen an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Szenario: Vollständige Buchungen für die Finanzbuchhaltung bereitstellen

1. Sie stellen sicher, dass die automatische Dokumentenerkennung aktiviert ist. Dazu fordern Sie bei HS - Hamburger Software einen Freischaltcode an, den Sie in den Mandanteneinstellungen im Bereich Vorbesetzung hinterlegen. Dafür sind Designerrechte erforderlich. Nach ca. einer Woche hat die integrierte KI in der Regel so viel "gelernt", dass eine optimale Erkennung möglich ist.
2. Sie richten die gewünschten Rechnungsvorlagen ein. Dazu klicken Sie unten links in der Navigationsleiste auf das Benutzersymbol und wählen den Befehl Rechnungsvorlagen.
3. Im Arbeitsgebiet Rechnungsvorlagen klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage.
4. Zuerst geben Sie Kurzbezeichnung und Bezeichnung für die Vorlage sowie die gewünschten Belegkopfdaten ein. Alle Felder, die mit gekennzeichnet sind, werden in den Geschäftsvorfall übernommen und überschreiben dort ggf. vorhandene Daten.
5. Die Vorkontierung wird bei erfolgreicher Dokumentenerkennung mit den Positionen, Artikeltexten und Nettobeträgen der Rechnung vorbesetzt. Es kann jedoch auch sinnvoll sein, schon das Gegenkonto, den Steuerschlüssel und ggf. auch die Kostenangaben zu hinterlegen, die wahrscheinlich für die entsprechenden Geschäftsvorfälle verwendet werden. Sie tragen diese Angaben bei Bedarf in die erste Zeile der Vorkontierung ein.
6. Abschließend klicken Sie auf Vorlage speichern.
7. Nach dem erfolgreichen Import einer Rechnung (Erkennung abgeschlossen) klicken Sie auf den entsprechenden Geschäftsvorfall und wählen auf der Registerkarte Verschlagwortung die gewünschte Rechnungsvorlage aus. Die Daten der Vorlage werden in die entsprechenden Felder eingetragen.
8. Sie prüfen die vorbesetzten Daten und bearbeiten dann abschließend die Vorkontierung. Wenn die erforderlichen Angaben in der ersten Kontierungszeile eingetragen sind, können Sie diese auf einfache Weise in die weiteren Kontierungszeilen übertragen und nach Bedarf anpassen. Dazu stehen Ihnen unter der Schaltfläche diverse Kontextmenübefehle zur Verfügung, z.B. 'Kopieren' oder 'Auf alle übertragen'.

Mit wenigen Klicks sind alle Angaben zur Vorkontierung eingetragen.