Wechsel des Abrechnungssystems

Erfassen Sie in den Firmenstammdaten unter dem Menü „Betriebs- und Steuerdaten“ einen entsprechenden Zeitraum und wählen für das Feld „Einstellungen“ die Option „Wechsel Abrechnungssystem". Anschließend erfassen Sie die Austrittsdaten mit dem Austrittsgrund „Wechsel des Abrechnungssystems“ bei allen Mitarbeitern unter „Stammdaten“ – „Personal“. Mit dem erfolgreich durchgeführten Verdienstabrechnungslauf für den letzten Abrechnungsmonat werden alle erforderlichen Meldungen von der Anwendung erzeugt.
 
Die Abmeldungen bei den Krankenkassen zum Meldegrund „36 – Wechsel des Abrechnungssystems“ sowie die ELStAM-Abmeldungen werden zum Versand im MeldeCenter bereitgestellt.
 
Der Elektronische Lohnnachweis kann erst erstellt werden, wenn das Abrechnungsjahr oder der Monat, in dem alle Mitarbeiter ausgetreten sind, abgeschlossen ist. Dieser Monat wird durch einen weiteren Monatswechsel abgeschlossen.
 
In dem neuen Abrechnungsmonat (in dem kein Mitarbeiter mehr ein Beschäftigungsverhältnis hat) führen Sie bitte einen Berechnungslauf durch („Abrechnung“ – „Verdienstabrechnung“ – „Berechnen“). Mit diesem Berechnungslauf erstellt die Anwendung den Elektronischen Lohnnachweis, welcher sodann im MeldeCenter zum Versand bereitgestellt wird.
 
Eine Lohnsteuerbescheinigung sowie eine Meldebescheinigung für die Mitarbeiter wird mit dem Wechsel des Abrechnungssystems nicht erzeugt. Diese sind am Ende des Abrechnungsjahres oder bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses vom weiterführenden Abrechnungssystem auszustellen.
 
Ausführliche Informationen zum geplanten Wechsel der Lohnabrechnung finden Sie auch im Handbuch unter Kapitel 4.5 "Abrechnungssystem wechseln" im Fall B beschrieben.
 
Wir empfehlen die Beitragsnachweise für den Folgemonat zu erstellen, in dem keine Mitarbeiter mehr beschäftigt werden. Die Verrechnungsbeträge können, falls notwendig, manuell gemeldet werden oder mit dem weiterführenden Abrechner abgestimmt werden.
 
Archivieren Sie abschließend Ihre Daten.
 
Die Archivierungsdatei der AO-Schnittstelle erfolgt in dem rechtlich geforderten GDPdU-Format und dient zur Lohnsteuerprüfung.
 
Alternativ zur AO-Schnittstelle steht Ihnen die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) für die Archivierung zur Verfügung. Hiermit können nur die Daten ab 2018 archiviert werden. Die DLS-Schnittstelle erstellt die Archivierung ebenfalls in dem rechtlich vorgeschriebenen GDPdU-Format.
 
In Ihrer Anwendung finden Sie die Digitale Lohnschnittstelle unter „Datei“ – „Betriebsprüfung“ – „Digitale Lohnschnittstelle DLS“.
  
Nachdem alle Abschlussarbeiten durchgeführt sind, ist es empfehlenswert im Datenbankmanager eine Datensicherung zu erstellen. Sofern es notwendig sein sollte zu einem späteren Zeitpunkt auf die Daten zuzugreifen, setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.